La contabilidad no empieza cuando se presenta un impuesto. Empieza cuando la sociedad guarda y clasifica correctamente la información que acredita sus operaciones. Tener un sistema sencillo y constante evita buscar documentos a última hora y permite detectar errores con margen.
Facturas emitidas y facturas recibidas
Conviene conservar las facturas completas, legibles y ordenadas por fecha. No basta con un cargo en el banco o una foto incompleta: la factura debe permitir identificar la operación, al proveedor o cliente y los impuestos aplicables.
Extractos bancarios y medios de cobro
Los movimientos de las cuentas de la sociedad ayudan a conciliar cobros, pagos, comisiones y devoluciones. También deben identificarse los cobros por tarjeta, pasarelas de pago, TPV o plataformas que intervengan en la operación.
Gastos que necesitan una explicación adicional
Algunos gastos requieren aclarar su relación con la actividad: desplazamientos, comidas, suscripciones, vehículos, formación o compras compartidas entre uso profesional y particular. Lo recomendable es entregar la factura y una nota breve que explique el motivo empresarial.
Contratos y documentos societarios
Préstamos, arrendamientos, contratos relevantes, operaciones con socios, ampliaciones de capital y acuerdos societarios pueden afectar a la contabilidad y a la fiscalidad. Compártelos cuando se produzcan, no solo al cierre del ejercicio.
Una rutina sencilla para no acumular trabajo
- Reserva un día fijo al mes para descargar facturas y extractos.
- Guarda cada documento en una carpeta por ejercicio y mes.
- Separa lo pendiente de revisar de lo ya entregado.
- Consulta una duda antes de hacer una operación excepcional.
La documentación concreta puede variar según la actividad de la sociedad. Antes de contratar, revisamos el punto de partida y acordamos cómo se compartirá la información.
Esta guía es informativa. La documentación exigible y el tratamiento contable o fiscal de cada operación dependen de sus circunstancias.
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